KI-Tools für kleine Unternehmen: So optimierst du Prozesse ohne große Budgets

Für kleinere Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, ihre Effizienz zu steigern, bietet Künstliche Intelligenz (KI) mittlerweile erschwingliche und praxisnahe Lösungen. In diesem Newsletter zeige ich dir, wie du mit einem überschaubaren Budget KI-Tools in dein Unternehmen integrieren kannst, um Arbeitsprozesse zu automatisieren, kreative Projekte zu unterstützen und Kundenbeziehungen effizient zu managen. 

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitenden, die sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen: 

Wenig Zeit, viele Aufgaben und begrenzte Ressourcen.

Kennst du das?

Los geht’s! 🚀

Rechen-Beispiel für diese Ausgabe

Um die Empfehlungen aus diesem Artikel transparent und greifbar zu machen, habe ich eine Beispiel-Unternehmen herangezogen.

Eine Agentur mit 10 Mitarbeitenden, bestehend aus Inhaber / Geschäftsführung, Vertrieb, Copywriter, Webdeveloper, Grafikdesignern und Projektmanagern. Dieses Team nutzt verschiedene KI-Tools, um Prozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Ein Großteil der vorgestellten Tools sind flexibel einsetzbar und lassen sich leicht auf andere Unternehmenstypen anpassen.

Das Beispiel-Unternehmen hilft uns dabei die Kosten und die Effizienzsteigerung besser greifen zu können.

1. Team-KI: ChatGPT Team

ChatGPT Team bietet eine effiziente Möglichkeit, GPT-Modelle teamübergreifend für Content-Erstellung, Datenanalyse und Workflow-Optimierung zu nutzen. Besonders vorteilhaft ist, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter wie Copywriter und Projektmanager auf dieses Tool zugreifen können. Mit einem Admin-Panel und der Möglichkeit, GPTs innerhalb des Teams zu teilen, bleibt die Nutzung flexibel und skalierbar.

• Agenturbeispiel: Der Copywriter nutzt es für Textentwürfe, der Projektmanager für Berichte und Analysen. Die Geschäftsführung verwendet ChatGPT zur Datenanalyse und zum Brainstorming neuer Ideen. Jeder Mitarbeitende, vom Assistenten bis zum Geschäftsführer, profitiert davon.
• Einarbeitungsaufwand: 3-6 Stunden für Grundfunktionen, ca. 30 Stunden für fortgeschrittene Workflows und Konzepte.
• Kosten: 25 € pro Nutzer und Monat, 250 € im Monat für die Agentur.

2. CRM: Pipedrive

Pipedrive hilft kleineren Unternehmen, Verkaufsprozesse zu organisieren, Leads zu verfolgen und Verkaufschancen effektiv nachzuhalten. Automatisierungen innerhalb und außerhalb dieses schnell einzuführenden CRM-Systems erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Für unser Beispielunternehmen sind zwei Lizenzen sinnvoll: eine für die Geschäftsführung und eine für den Vertriebsmitarbeiter.

• Agenturbeispiel: Geschäftsführung und Vertrieb behalten durch Pipedrive den Überblick über Leads und Kundenbeziehungen.
• Einarbeitungsaufwand: 5-10 Stunden für grundlegende Funktionen, 20-40 Stunden für erweiterte Workflows.
• Kosten: Ca. 150 € pro Monat für 2 Lizenzen.

3. Marketingautomatisierung: ActiveCampaign

ActiveCampaign kombiniert E-Mail-Marketing und CRM und bietet Automatisierungen, die gezielte, personalisierte Kampagnen ermöglichen. Für eine 10-köpfige Agentur mit einer wachsenden Kundenliste ist eine größere Datenbank relevant, weshalb wir hier ein größeres Paket einplanen.

• Agenturbeispiel: Unser Marketingmanager nutzt ActiveCampaign, um automatisierte Kampagnen für neue Dienstleistungen zu erstellen und bestehende Kunden zu pflegen.
• Einarbeitungsaufwand: 8-16 Stunden für einfache Kampagnen auf Vorlagen-Basis, 25 - 50 Stunden für komplexe Automatisierungen.
• Kosten: Ca. 100 € pro Monat für 1 Lizenz.

4. Workflow-Automatisierung: Make.com

Make.com verbindet verschiedene Apps und automatisiert wiederkehrende Aufgaben. Es eignet sich sowohl für einfache Workflows als auch für komplexere Automatisierungen durch API-Integrationen. Für die Agentur wird es vor allem vom Projektmanager und dem IT-Verantwortlichen genutzt, um Systeme wie Pipedrive und ActiveCampaign zu verknüpfen und automatisierte Kundenkommunikation innerhalb bestehender Projekte zu realisieren.

• Agenturbeispiel: Der Projektmanager verbindet Make.com mit Pipedrive und ActiveCampaign, um automatisch Leads in Kampagnen einzubinden und die Kommunikation zwischen den Systemen zu automatisieren.
• Einarbeitungsaufwand: 10-15 Stunden für einfache Workflows und Vorlagenverwendung, 30-40 Stunden für fortgeschrittene Automatisierungen, wenn Anwender IT-Affinität mitbringen.
• Kosten: 40 € pro Monat für 2 Lizenzen.

5. Bildgenerator: Midjourney

Midjourney erstellt basierend auf Texteingaben hochwertige Bilder. Dies ist ideal für Unternehmen, die kreative Inhalte wie Social-Media-Posts oder Präsentationen erstellen müssen.

• Agenturbeispiel: Der Grafikdesigner erstellt mit Midjourney erste Entwürfe für Kundenprojekte und Bilder für Pitch-Slides.
• Einarbeitungsaufwand: 3-5 Stunden für einfache Nutzung, 10-15 Stunden für Anpassungen.
• Kosten: 20 € pro Monat für 2 Lizenzen.

6. Avatar-Video-Generator: Synthesia

Synthesia generiert Videos mit realistisch wirkenden Avataren, basierend auf Textanweisungen und Trainingsdaten. Ideal für schnelle Marketingvideos, Onboading-Videos für Kunden und Mitarbeiter. Aber auch bei Kundenprojekten kann das AI-Tool sehr hilfreiche Dienste liefern. 

• Agenturbeispiel: Das Marketingteam erstellt mit Synthesia Erklär- und OnBoarding-Videos für neue Dienstleistungen.
• Einarbeitungsaufwand: 3-6 Stunden für einfache Videos, 15-20 Stunden für komplexere Workflows.
• Kosten: ca. 150 € pro Monat.

7. Sprach- und Chatbot-Erstellung: Voiceflow

Voiceflow ermöglicht die einfache Erstellung von Chatbots und Sprachassistenten. Besonders nützlich für Unternehmen, die Kundenanfragen effizienter bearbeiten möchten.

• Agenturbeispiel: Unser Kundenservice nutzt Voiceflow, um einen Chatbot zu betreiben, der häufig gestellte Fragen beantwortet. Auf Grund der großen Nachfrage werden auch ChatBots für Kunden angeboten. 
• Einarbeitungsaufwand: 5-10 Stunden für einfache Bots, 20-40 Stunden für komplexere Projekte.
• Kosten: 80 € pro Monat für 1 Account.

8. Projektmanagement und Planung: Airtable

Airtable ist ein flexibles Tool, das Tabellenkalkalkulation, Projektmanagement und AI-Funktionen mit Datenbankfunktionen kombiniert. Es ermöglicht dir, Projekte effizient zu organisieren und wichtige Meilensteine im Blick zu behalten. 

Besonders hilfreich ist Airtable, wenn es um die Verwaltung von Aufgaben, Teamzusammenarbeit und die Planung von OKRs (Objectives and Key Results) geht.

• Agenturbeispiel: In unserer Agentur nutzt das gesamte Team Airtable, um Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt der OKRs zu überwachen. Jede Abteilung kann ihre eigenen Tabellen anlegen, um ihre Arbeitsabläufe zu strukturieren.
• Einarbeitungsaufwand: ca. 10 Stunden für grundlegende Nutzung, 20-30 Stunden für fortgeschrittene Funktionen wie Automatisierungen und erweiterte Ansichten.
• Kosten: 20 $ pro Nutzer und Monat, etwa 18,50 € pro Nutzer – insgesamt ca. 185 € pro Monat für 10 Lizenzen.

Anpassungen für verschiedene Branchen und Unternehmen

Die hier vorgestellten Tools lassen sich an unterschiedliche Unternehmensarten anpassen. Während eine Marketingagentur möglicherweise Midjourney für kreative Inhalte benötigt, wäre dies für einen Steuerberater irrelevant. Stattdessen könnte in einem datenintensiven Unternehmen ein Tool für die automatisierte Datenanalyse wertvoller sein.

Auch die Kosten sind skalierbar: Kleinere Unternehmen brauchen naturgemäß weniger Lizenzen und verursachen damit geringere monatliche Kosten. 

Unser Agenturbeispiel hilft, die Anwendungsbereiche greifbar zu machen, aber die vorgestellten Tools sind für eine Vielzahl von Unternehmen geeignet.

Fazit: Aufwand, Kosten und Effizienz

Wenn wir alle Lizenzen und Kosten für unser Agenturbeispiel zusammenzählen, landen wir bei ca. 975 € pro Monat für die Tools. 

Der Einarbeitungsaufwand für das gesamte Team beträgt insgesamt 60-120 Stunden, je nach Komplexität und Anzahl der zu implementierenden Tools. 

Zusätzlich sollte man etwa 30 % Zeitaufwand für Projektmanagement einplanen, was den gesamten Aufwand auf 80-150 Stunden bringt. 

Diese Investition in Zeit und Kosten ist gut überschaubar, besonders wenn man die Effizienzgewinne betrachtet.

Auf Basis unserer Erfahrungen können wir von einem Effizienzgewinn von 42% in der Agentur ausgehen. Dies ist überdurchschnittlich hoch, da kreative Unternehmen stark von Automatisierungen und KI-gestützten Tools profitieren. 

In anderen Branchen, wie z.B. bei Steuerberatern oder Unternehmensberatungen, sollte man eher von einem Effizienzgewinn von 15-25 % ausgehen.

Wenn du 2-4 % deines Umsatzes in die Einführung und Nutzung solcher Tools investierst (grobe Richtlinie – die sowohl die Softwarekosten, als auch die Einführungskosten für Trainer, Berater und die Zeit des eigenen Teams berücksichtigt), kannst du langfristig mit mindestens 15 % Effizienzsteigerung rechnen – eine signifikante Verbesserung, die auch die Qualität der Arbeit erhöht. 

Diese Investition ist nicht nur kosteneffizient bzw. gewinnsteigernd, sondern auch zukunftsorientiert. 

Wenn dein Unternehmen erst mal auf den AI-Zug aufgesprungen ist und an Fahrt gewinnt, ergeben sich nicht selten weitere Chancen, das Unternehmen wettbewerbsfähiger und zukunftgerichteter auszurichten. 

Sehr wichtig: Schrittweise Einführung

Es ist wichtig, nicht alle Tools gleichzeitig einzuführen. Beginne mit ChatGPT Team, da dieses Tool in den meisten Abteilungen direkt angewendet werden kann. Anschließend kannst du schrittweise weitere Tools integrieren, um sicherzustellen, dass sich deine Unternehmensstruktur und -kultur schrittweise anpassen kann. 

Ein zu schneller Wechsel könnte für das Team überfordernd sein.

Dieser Artikel zeigt, wie AI auch kleinere Unternehmen schnell nach vorne bringen kann. Ja, es erfordert initiale Investitionen in Tools, ggf. Beratung und Schulung.

Aber ich kenne nicht viele Maßnahmen mit solch positiven betriebswirtschaftlichen Auswirkungen.

In diesem Sinne - bis zum nächsten Artikel.

✌🏼Kai Michael Schäfer