Die Nachrichten zu AI und den Möglichkeiten, die uns diese revolutionäre Technologie bietet, überschlagen sich seit nunmehr einem Jahr. Als Unternehmen, das nicht in diesem Space zu Hause ist, stellt die richtige Reaktion auf die AI-Entwicklungen für das Unternehmen als Ganzes und die Mitarbeitenden eine große Herausforderung dar.

In diesem Artikel habe ich versucht, meine Erkenntnisse aus meinen Gesprächen mit Unternehmern, Workshops und den Beratungsprojekte im AI-Umfeld für dich zusammenzufassen. Es mag sein, dass es da draußen Berater / Experten gibt, die es anders sehen, wie ich es tue. Also hole dir im besten Fall mehr als eine Meinung ein, wenn es um dein Unternehmen geht – ich kann hier nur Impulse liefern.

Dies ist meine persönliche Haltung zu der Frage, wie Unternehmen hier und heute mit der Thematik AI umgehen sollten.

Es gibt Branchen, für die diese Empfehlungen nicht gelten. Branchen die schneller und konsequenter handeln sollten, als ich es für das “allgemeine” Unternehmen in diesem Artikel empfehle. Diese Branchen habe ich am Ende des Beitrags versucht grob zu umreißen.

Los geht’s. 

1 – Als Wissensarbeiter solltest du jetzt handeln und dich mit dem Thema AI vertraut machen

Auch, und vor allem, weil sich diese Ausgabe mit dem Thema beschäftigt, wie Unternehmen mit AI umgehen sollten, fällt meine Empfehlung für klassische Büroangestellte, Wissensarbeiter in allen Unternehmens-Hierarchien wesentlich deutlicher aus als die Empfehlungen für Unternehmen: Du solltest jetzt handeln und dich mit den Grundlagen der Arbeit mit AI dringend auseinandersetzten, wenn du es noch nicht getan hast.

Im Gegensatz zu Unternehmensanwendungen, in denen wir mit künstlicher Intelligenz i.d.R. auf größere Datenmengen aus den ERP-, CRM-, Warenwirtschaft- oder HR-Systemen einwirken möchten, können Mitarbeitende, die einen Großteil ihres Jobs am Computer verbringen schon hier und jetzt einen großen Hebel mit AI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot ziehen.

Dies bedeutet nicht, dass du jetzt auf einen Schlag zum absoluten AI-Experten werden musst. Du solltest schlicht und ergreifend lernen, die Technologie zu deinem Vorteil anwenden zu können.

Die Harvard-Studie aus einer der letzten Ausgaben, hat es deutlich gezeigt – für die Mehrheit der Wissensarbeiter stellt der Einsatz von AI-Tools eine Möglichkeit dar, 20% bis 50% effektiver zu arbeiten. Das erhöht sowohl deinen Output in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht nachhaltig, steigert deine Lebensqualität und macht dich erfolgreicher im aktuellen und allen zukünftigen Jobs.

Lass dir diese Chance nicht entgehen. Dieser Skill wird auch bei einem eventuellen Jobwechsel oder der nächsten Beförderungs-Option keine unwesentliche Rolle spielen. Du muss auf nichts mehr warten.

2 – Investiere als Unternehmen im ersten Schritt in das AI-Know How deiner Mitarbeitenden – nicht in (über-) ambitionierte AI-Projekte

Mit Ausnahme von Software- und Datenanalyse-Unternehmen musst du als Maschinenbauer, Unternehmensberatung, Unternehmen im Gesundheitssystem oder anderen traditionellen Branchen das AI-Rad aktuell nicht neu erfinden. Deine Strategie sollte sich an dem, was die AI-Branche erarbeitet hat, ausrichten.

Der größte Hebel für diese Unternehmen ist die Befähigung der Mitarbeiter mit AI-Tools umzugehen. Investiere daher einen größeren Teil deines AI-Budgets in Weiterbildungsmaßnahmen und nicht in überambitionierte AI-Projekte.

Deine Mitarbeitenden zu befähigen mit Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot umzugehen, ist in mehr als 90% aller Fälle die lohnendste Unternehmer-Entscheidung zum Start deiner AI-Aktivitäten.

3 – Als Unternehmer oder leitender Angestellter solltest du dich mit dem Thema grundlegend auseinandersetzten und die richtigen Rahmenbedingungen schaffen

Was für Mitarbeitende gilt, gilt um so mehr für die Führungsriege des Unternehmens. Auch diese Personengruppe profitiert (in vielen Fällen sogar stärker) davon, mit AI-Tools umgehen zu können und diese in der täglichen Arbeit zu integrieren.

Zudem sind Unternehmer und leitende Angestellte hiermit aufgefordert, die richtigen Rahmenbedingungen für alle Mitarbeitende zu etablieren. 

Das heißt, Antworten auf Fragen wie “wer bekommt einen Zugang zu kostenpflichtigen AI-Tools wie ChatGPT?”, “welche Daten dürfen wir in Tools wie ChatGPT eingeben?”, “wie gehen wir mit persönlichen Daten in AI-Tools um”?, “müssen wir AI-generierte Inhalte kennzeichnen?”, “gibt es Unterschiede ob wir die AI-Ergebnisse veröffentlichen oder nur intern verwenden?” sollten jetzt beantwortet werden, damit der Einsatz von AI-Tools in geregelten Bahnen ablaufen kann und die Mitarbeitenden wissen, wo sie dran sind.

4 – Wenn du kein Softwareunternehmer bist, ist es i.d.R. nicht deine Aufgabe komplexe AI-Anwendungen auf Basis deiner Unternehmensdaten zu entwickeln

Je nach Unternehmensgröße befindet sich dein Datenschatz i.d.R. in einem Software-System - bei größeren Unternehmen in einem angepassten ERP-System. Es ist nicht deine Aufgabe, diese Daten mit Hilfe von AI-Tools oder aufwendigen AI-Eigenentwicklungen zu bearbeiten. Dies ist der Job deines Software-Anbieters.

Wenn dein Software-Anbieter noch keine AI-Funktionalitäten zur Verfügung stellt oder du dir bestimmte AI-gestützte Auswertungen oder Anwendungen auf deine Unternehmensdaten wünschst, konfrontiere deine Software-Anbieter mit diesen Anforderungen und mache dir ein möglichst realistisches Bild davon, ob der Software-Anbieter das Thema AI ernst nimmt und intensiv an bestimmten AI-Features arbeitet. 

Sollte dies nicht der Fall sein (alle großen Anbieter arbeiten daran mit Hochdruck) stellt sich die Frage, ob dieser Anbieter mittel- bis langfristig die richtige Wahl für dich ist. Aber bevor du weitreichende Entscheidungen triffst, überprüfe, ob die anderen Anbieter am Markt AI-Features anbieten, die auch wirklich wichtig für dich sind. Nicht immer kann man diese Frage positiv beantworten. 

5 – Hast du deine Daten im Griff? Falls nicht, wird es jetzt Zeit diesen Punkt in Angriff zu nehmen.

Aufbauend auf Punkt 4 eine direkte Handlungs-Empfehlung für Unternehmen, die noch keine ausreichend gute Datenbasis haben. Wir dürfen davon ausgehen, dass etablierte Anbieter von Unternehmenssoftware ihre “AI-Hausaufgaben” machen werden und wir in den nächsten Monaten und Jahren eine ganze Reihe innovativer und mehrwertiger AI-gestützter Features in unseren Standard-Systemen sehen werden.

Dies wird aber nur positive Auswirkungen auf unser Unternehmen haben, wenn wir A) eine zukunftsorientiertes Software-Auswahl für unser Unternehmen getroffen haben und wir B) eine solide und lückenlos gepflegte Datenbasis aufgebaut haben.

Unternehmen, die A und B nicht mit “ja” beantworten können, empfehle ich zeitnah diese Hausaufgaben nachzuholen, damit auch sie von den AI-Entwicklungen, die unsere unternehmerische Zukunft in den nächsten Jahren stark beeinflussen werden, profitieren können und nicht schlagartig abgehängt werden, wenn Mitbewerber von diesen Entwicklungen profitieren.

6 – Entwickle kleine, kostengünstige AI-Projekte, um Erfahrungen aufzubauen

Die ersten AI-Projekte sollten nicht zu komplex, aufwändig und teuer sein. Kleinere, kostengünstige AI-Projekte, schaffen viel mehr Vertrauen in die Fähigkeiten des Unternehmens mit der neuen Technologie umzugehen, als langlaufende und von großer Unsicherheit geprägte AI-Projekte.

Hier bieten sich in vielen Unternehmen Themen wie Marketing, Service oder HR an. Dies hat den Grund, dass in diesen Bereichen Text eine große Rolle spielt und Textgenerierung bzw. Textinterpretation dier Bereiche sind, die mit einfachen Tools schon erstaunlich gute Ergebnisse erreicht werden können.

Starte mit kleinen Projekten und verschaffe dir ein Gefühl für die Potentiale und Grenzen der Technologie, bevor du in komplexere Projekte einsteigst.

7 – Nimm dein Team mit und kommuniziere richtig

Sehr viele Unternehmen, die sich beginnen mit den Möglichkeiten von AI auseinander zu setzten, machen den Fehler, dies nicht an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren. Der Effekt ist oft der, dass Mitarbeitende, die nicht in diese Themen integriert sind, Angst bekommen, dass ihr Arbeitsplatz durch den Einsatz von AI im Unternehmen in Gefahr ist. In den allerwenigsten Fällen ist dies aber der Fall.

Neben den weiter oben empfohlenen Weiterbildungsangeboten ist daher eine offene Kommunikation der Unternehmens- oder Abteilungsleitung maßgeblich dafür, dass das Thema im Unternehmen positiv verankert ist und die Mitarbeitenden das Empfinden haben, dass ihr Unternehmen die Zeichen der Zeit erkannt hat und wettbewerbsfähig bleiben kann bzw. einen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern aufbauen kann.

Gute Kommunikation und eine gewisse Transparenz zum Thema AI ist sehr wichtig. Wer dies nicht beachtet, sieht sich sehr schnell einem internen Shitstorm gegenüber, der nur noch schwer unter Kontrolle zu bringen ist und das Thema über einen langen Zeitraum als “Negativ-Thema” in den Köpfen der Belegschaft verankert.

Bei folgenden Branchen habe ich eine abweichende Meinung von dem was ich oben zum Besten gegeben habe

1. Software-Unternehmen
   Das Groh der Softwareunternehmen muss das Thema AI direkt angehen. Der wichtigste Indikator, wie dringend es ist, ist was Mitbewerber bzw. aufstrebende Startups in deiner Software-Kategorie tun.
   

2. Online Marketing-Agenturen
   Ob SEO, Landingpages, CopyWriting oder Social Media – im Online-Marketing-Segment geht heute schon Einiges mit den entsprechenden AI-Tools. Diese Branche hat keine Zeit sich mit kleinen Projekten zurückzulehnen, sondern muss dynamisch möglichst viele AI- und Automatisierungs-Usecases identifizieren und souverän für sich und die Kunden meistern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
   

3. Standardisierte Arbeit mit klaren Prozessen
   Ob Wirtschaftsprüfer / Steuerberater, Direktmarketing-Dienstleister oder Call-Center Betreiber – überall wo Computerarbeit nach sehr (vor-)definierten Prozessen den Hauptteil der Unternehmensleistung abbildet, empfehle ich schon heute eine intensivere Beschäftigung mit der Thematik. In Geschäftsfeldern mit diesen Eigenschaften, wird sich am schnellsten und spürbarsten zeitnah etwas ändern.
   

4. Behörden
   Nur Spaß – keine Angst – der Staat ist sehr langsam. Aber sehr, sehr viele behördliche Aufgaben würden, sollte der Staat einmal aufwachen, in Kategorie 3 dieser Ausschlussliste fallen. Ich habe leider wenig Hoffnung, dass dieses Potential auch zeitnahe erkannt und erschlossen wird.

Es ist ein schmaler Grat zwischen “zu wenig” und “zu viel”. Ich hoffe, ich konnte dir mit dieser Ausgabe dabei helfen, ein besseres Gefühl dafür aufzubauen, wie Unternehmen im Hier und Jetzt mit dem Thema AI umgehen sollten. 

An dieser Stelle nochmals der Hinweis, dass es sich bei diesen Empfehlungen um meine ganz persönliche Auffassung handelt und du selbst dafür verantwortlich bist, dir deine eigene Sichtweise auf diese Thematik zu erarbeiten. 

Wenn du mit mir deine Unternehmensausrichtung persönlich besprechen möchtest, kannst du dir hier ein unverbindliches und kostenloses Kennenlern-Gespräch buchen, um mit mir darüber persönlich zu sprechen. 

In diesem Sinne - bis zur nächsten Ausgabe.

Kai Michael Schäfer